Zorg dat je opt-out altijd werkt!

email, blog

email optin

Een inbox vol ongewenste reclame, niemand wil dat. Emailmarketing dient te gebeuren op basis van een email optin! En als e-mailmarketeer wil je daar alles van weten om ervoor te zorgen dat jouw ontvangers tevreden zijn met je communicatie.
Daarom is een goede opt-in niet alleen slim, maar ook wettelijk verplicht. Door je aan de wetgeving te houden zul je ook veel minder klachten ontvangen via je Email Feedback Tool. Of erger, door aangemerkt te worden als SPAM. Of nog erger, het ontvangen van een boete.

In deze gids leggen we uit:

  • Wat een opt-in precies is.
  • Wanneer je een opt-in nodig hebt.
  • Welke regels je moet volgen (AVG en Telecommunicatiewet).
  • Wat er in je privacy statement en algemene voorwaarden moet staan.
  • Hoe je jouw opt-in netjes en overtuigend inricht.

Wat is een email optin

Een opt-in betekent dat iemand actief toestemming geeft om jouw commerciële e-mails te ontvangen. Het tegenovergestelde is een opt-out: de ontvanger krijgt je mails tenzij hij zich afmeldt. Dat mag bij nieuwsbrieven dus niet — de wet eist opt-in.

Er zijn 2 vormen:

  • Single opt-in: Na het invullen van een formulier, is de ontvanger direct ingeschreven op emailmarketing.
  • Double opt-in: na invullen volgt een bevestiging via een link in de mail. Pas na het bevestigen, zal de ontvanger emailmarketing ontvangen.

Die double opt-in is niet verplicht, maar wordt sterk aangeraden omdat je zo bewijs hebt van toestemming en voorkomt dat je database gevuld wordt met foutieve emailadressen (met of zonder kwade bedoelingen).

Welke wetgeving is relevant bij een email optin

De Telecommunicatiewet

Deze wet zegt: je mag geen ongevraagde commerciële e-mails sturen zonder toestemming. Dat geldt voor nieuwsbrieven, aanbiedingen, acties.

Uitzondering: Je mag bestaande klanten bepaalde mails sturen zonder aparte opt-in. Bijvoorbeeld aanbiedingen voor eigen, vergelijkbare producten. Dit heet de klantenrelatie-uitzondering. Maar: je moet bij het eerste moment van gegevens verzamelen wél melden dat je dit gaat doen en een opt-out aanbieden. Ook wel bekend als de soft-optin of de prechecked box van de email optin bij een bestelformulier.

De AVG (GDPR)

De AVG stelt dat je persoonsgegevens (zoals een e-mailadres) alleen mag verwerken als je een rechts grondslag hebt. Bij nieuwsbrieven is dat meestal: toestemming. We gaan later nog in op eventuele andere grondslagen. Maar toestemming is dus de optin en die heb je niet altijd nodig! Wat de AVG zegt over toestemming:

✅ Vrij moet zijn gegeven.
✅ Specifiek moet zijn.
✅ Geïnformeerd moet zijn.
✅ Een actieve handeling vereist.
✅ Bewijsbaar moet zijn.

Geen warrige taal dus, gewoon duidelijk zijn over wat de klant kan verwachten als die zich inschrijft voor de nieuwsbrief.

Welke grondslagen zijn er

Toestemming is niet de enige reden waarom je een klant mag mailen. De AVG kent 6 grondslagen. Voor e-mailmarketing kan het nog zijn dat je een email moet sturen naar je klant op basis van de volgende 3 grondslagen:

  • Overeenkomst: je stuurt info die nodig is voor een contract (bijvoorbeeld een bestelbevestiging).
  • Gerechtvaardigd belang: mag soms, maar bij e-mailmarketing eigenlijk nooit zonder opt-in — dit geldt eerder voor interne analyses of klanttevredenheidsonderzoeken.
  • Wettelijke verplichting: Bij een datalek ben je verplicht om je klanten op de hoogte te stellen van de impact. Hier heb je dus geen toestemming voor nodig, maar is wettelijk verplicht om je klanten hiervan op de hoogte te stellen.

Het privacy statement

Een email optin mag je dus niet verbergen in je privacy statement. Maar je privacy statement moet wel aan een aantal regels voldoen. Hier moet namelijk in komen te staan wat je met de gegevens gaat doen en hoe je deze bewaart.

Jouw privacy statement moet duidelijk maken:

  • Welke gegevens je verzamelt (bijv. naam, e-mail).
  • Waarom je deze gegevens verzamelt (bijv. nieuwsbrief, aanbiedingen).
  • Hoelang je de gegevens bewaart.
  • Hoe iemand zijn toestemming kan intrekken of gegevens kan laten verwijderen.
  • Bij wie iemand terecht kan met vragen (contactgegevens FG/DPO).
  • Of je gegevens deelt met derden (bijv. Mailchimp, CRM).

Afhankelijk van de soort gegevens en hoeveelheid gegevens, krijg je er ook meer verplichtingen bij. Raadpleeg daarvoor zelf je legal afdeling om te bepalen wat hier allemaal in moet komen te staan. Verstrek je bijvoorbeeld gevoelige informatie via email, dan komen hier weer extra eisen bij kijken.

En je algemene voorwaarden?

Dit lijkt helemaal niks te maken te hebben met je emailmarketing, maar het is goed om deze eens te raadplegen. Wat sowieso niet mag: Je email optin hierin verbergen. Maar als je al zo ver bent gekomen met lezen, dan mocht dat al wel duidelijk zijn. Je algemene voorwaarden beschrijven met name je contractuele verplichtingen, en daarmee dus ook een beschrijving wanneer je gebruik kunt maken van de grondslag: Op basis van Contractuele verplichtingen. Hier staat bijvoorbeeld:

  • Dat je transactionele berichten stuurt (bevestigingen, serviceberichten).
  • Hoe klachten over communicatie behandeld worden.
  • Dat je klanten per e-mail op de hoogte brengt van eventuele storingen of uitval van diensten.

De email optin tekst

Starten met je email optin formulier? Bekijk deze tips voor een goede tekst:

✔️ Duidelijke checkbox
“Ja, ik wil de nieuwsbrief ontvangen.” — niet verstopt, geen vooraf aangevinkt vakje.

✔️ Wat krijgt de lezer?
Vertel wat iemand kan verwachten. Hoe vaak mail je? Wat voor content?

✔️ Verwijzing naar je privacy statement
Plaats een link bij de opt-in: “Lees hier hoe wij met jouw gegevens omgaan.”

✔️ Double opt-in bevestiging
Stuur direct na inschrijving een bevestigingsmail. Zo houd je spam-adressen buiten de deur en kun je aantonen dat iemand zelf toestemming gaf.

Optin management

Afhankelijk van jouw Email Marketing Software, is het gemakkelijk of knap lastig om email optins te managen. Zo zijn er een hoop tools die automatisch al een vorm van optins of subscriptions ingebouwd hebben en hoef je hier eigenlijk alleen maar op aan te sluiten. Afmeldpagina voorbeelden krijg je ook direct mee en kan er weinig mis gaan. Deze tools hebben ook direct een logging beschikbaar, wat wettelijk verplicht is om bij te houden zodat je kunt aantonen wanneer iemand met welke voorwaarden akkoord is gegaan. Tools waarin dit bijvoorbeeld al ingebouwd is: Adobe Campaign, Hubspot, Maileon, Mailchimp en zeker nog een hele hoop meer.

Moet je zelf een optin management bouwen, dan dien je dit regelmatig te testen en niet vergeten om de logging op te slaan! Het hoeft niet lastig te zijn, maar het is enorm belangrijk dat dit goed gebeurd.

Zorg dat je opt-out altijd werkt!

Het komt weleens voor dat je klant zich niet uit kan schrijven. Dit kan heel veel oorzaken hebben; dubbel klantrecord, fout in het formulier, foutieve data processen etc. We zien het vaker dan je denkt! Door het toevoegen van de KIF Email Feedbacktool zul je direct zien in je dashboard dat er negatieve feedback binnenkomt over het uitschrijven. Zorg daarom altijd dat je feedback verzamelt en oppakt.

Conclusie email optin

De email optin is ontzettend belangrijk om klachten te voorkomen. Je dient je aan de wetgeving te houden, maar vooral bedenken: Is het duidelijk wat de klant gaat ontvangen. De impact van een slecht ingeregelde email optin kan vergaande gevolgen hebben: Van engagement en deliverability tot boetes van de ACM. Neem daarom periodiek je email optin management door. Meer tips over UX in emailmarketing: bekijk hier onze UX voor emailmarketing tips.

Laatste artikelen